Soalan Lazim
Pengenalan
Setiausaha syarikat adalah seseorang yang bertindak sebagai pegawai pematuhan di dalam sesebuah badan atau pertubuhan. Jawatan ini merupakan satu jawatan kanan dan berdikari. Di banyak negara, termasuk Malaysia, jawatan ini adalah diwajibkan oleh undang-undang. Di Malaysia ianya dikuatkuasakan di bawah Akta Syarikat 1965.
Akta ini mewajibkan kesemua badan atau pertubuhan yang ditubuhkan dan didaftarkan di bawah akta ini mempunyai sekurang kurangnya seorang setiausaha syarikat. Walau bagaimanapun badan perniagaan kecil yang didaftar di bawah Pendaftaran Perniagaan (ROB) dikecualikan.
Setiausaha syarikat adalah seorang yang bertauliah dan mempunyai kebenaran yang diluluskan oleh akta untuk bertindak sebagai Setiausaha syarikat di dalam sesebuah badan perniagaan, koperasi, yayasan, persatuan dan lain-lain yang didaftarkan di bawah Akta tersebut.
Meskipun namanya “Setiausaha”, pemegang jawatan ini tidaklah bertindak seperti setiausaha biasa, sebaliknya fungsi lebih sebagai wakil syarikat dalam dokumen undang-undang, dan bertanggungjawab memastikan syarikat dan pengarah syarikat tersebut beroperasi dalam batas undang-undang.
Mengikut Seksyen 139A Akta Syarikat 1965, setiap organisasi di Malaysia mesti melantik setiausaha syarikat. Seksyen 236 Akta Syarikat 2016 selanjutnya menyatakan bahawa setiausaha syarikat yang berkelayakan mesti dilantik dalam tempoh 30 hari dari penubuhan syarikat.
Setiausaha syarikat ialah individu berkelayakan yang merupakan pegawai sebuah syarikat. Adalah menjadi tanggungjawab Lembaga Pengarah syarikat untuk melantik setiausaha syarikat. Keputusan ini mesti diambil dengan sangat berhati-hati selepas penyelidikan dan temu duga menyeluruh kerana setiausaha syarikat memainkan peranan penting dalam sesebuah syarikat.
Bertentangan dengan kepercayaan popular, setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk lebih daripada sekadar menyusun rekod atau melaksanakan tugas tradisional setiausaha biasa. Selain itu, peranan dan tanggungjawab setiausaha syarikat juga telah banyak berubah dalam beberapa dekad yang lalu.
Tugas mereka adalah serba boleh kerana mereka sepatutnya terlibat dalam semua jabatan sesebuah organisasi. Setiausaha syarikat harus mempunyai kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk sentiasa memantau dan menyemak prosedur syarikat dan menasihati lembaga pengarah syarikat mengenai perkara penting.
#COSEC, #COSECMELAKA, #CompanySecretary, #SetiausahaSyarikat
Fungsi Setiausaha Syarikat di Malaysia
Adalah jelas bahawa mempunyai setiausaha syarikat dalam perbadanan Malaysia adalah dikehendaki oleh undang-undang. Fungsi dan tanggungjawab utama setiausaha korporat adalah seperti berikut:
1. Sumber Rujukan
Setiausaha korporat mesti biasa dengan proses utama firma. Inilah sebab utama mengapa orang yang berpengalaman dan cekap ditugaskan ke jawatan ini kerana mereka sudah biasa dengan keperluan pekerjaan itu. Secara umum, setiausaha syarikat harus biasa dengan:
- Peruntukan utama Tataurusan Syarikat.
- Peraturan dan peraturan khusus syarikat.
- Tindakan pembetulan yang mesti diambil jika ralat atau masalah berlaku di firma.
- Pengetahuan penting tentang organisasi dan model perniagaan supaya dia boleh menasihati Lembaga Pengarah tentang cara untuk menambah baik syarikat.
2. Mendapatkan Pematuhan
Seorang setiausaha syarikat bertanggungjawab di bawah undang-undang Malaysia untuk memastikan amalan perniagaan undang-undang dan konvensional dipatuhi dan organisasi mematuhi keperluan undang-undang serta undang-undang dan peraturan tempatan. Majoriti undang-undang ini digariskan dalam Akta Syarikat 1965.
3. Penghubung
Seorang setiausaha korporat berfungsi sebagai sambungan rasmi firma. Ini menunjukkan bahawa dia bertanggungjawab untuk berhubung dengan syarikat rasmi, pihak berkuasa dan rakan kongsi lain di Malaysia, seperti firma perakaunan.
Setiausaha syarikat juga mesti menjamin bahawa semua perubahan yang dibuat dalam perniagaan adalah mengikut undang-undang dan garis panduan firma. Pengubahsuaian sedemikian mesti didokumenkan, dan dokumen yang diperlukan mesti difailkan. Sebuah perniagaan juga dikehendaki oleh undang-undang Malaysia untuk mengadakan mesyuarat agung tahunan.
Justeru itu, setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk memastikan kriteria tersebut dipenuhi. Untuk itu, mereka harus memaklumkan kepada lembaga pengarah syarikat tentang tarikh mesyuarat agung tahunan boleh diadakan.
4. Membuat Resolusi
Tanggungjawab setiausaha syarikat tidak berakhir dengan memaklumkan kepada lembaga pengarah tarikh mesyuarat agung tahunan. Mereka juga mesti bersedia untuk mesyuarat dengan merangka resolusi, menetapkan agenda, dan memastikan mesyuarat berjalan lancar dan berkesan.
Tambahan pula, setiausaha syarikat berfungsi sebagai pengantara penting antara pemegang saham dan perbadanan. Sebarang berita utama, seperti perubahan korporat, mesti dimaklumkan kepada para pemegang saham melalui setiausaha syarikat.
Setiausaha syarikat mengedarkan notis dan resolusi kepada pekerja dan pemegang saham. Seorang setiausaha perniagaan juga mengendalikan kertas kerja penting lain seperti permohonan pendaftaran firma dan pulangan tahunan. Mereka mesti memastikan bahawa laporan tahunan diserahkan kepada pihak berkuasa yang berkenaan.
Soalan Lazim
Dalam mentadbir mesyuarat dan resolusi, atau dalam menasihati tanggungjawab berkanun dan tadbir urus, kewajipan untuk bertindak jujur dan dengan ketekunan yang munasabah diperlukan.
Pematuhan Akta Pencegahan Pengubahan Wang Haram, Pencegahan Pembiayaan Pengganas dan Hasil Daripada Aktiviti Haram 2001 adalah tanggungjawab institusi pelapor.
Sebagai ahli badan yang diiktiraf, adalah menjadi tanggungjawab mereka untuk mengekalkan sijil amalan mereka dan mengambil bahagian dalam Pendidikan Profesional Berterusan.
Dalam fungsinya sebagai setiausaha, beliau mempunyai tugas yang berkaitan dengan sijil amalannya.
Oleh itu, sama ada bilangan saham yang dipindahkan oleh pemegang saham mahupun bilangan saham yang dimiliki oleh firma tidak boleh melebihi bilangan saham yang dipindahkan oleh pemegang saham.
Kenali Setiausaha Syarikat Anda
Tn. Hj. Masfahaizad Pakir Mohamad