Sebagai seorang usahawan atau pemilik perniagaan, salah satu keputusan penting yang perlu anda buat adalah memilih Company Secretary yang tepat untuk syarikat anda. Company Secretary bukan sahaja berperanan dalam menguruskan pelbagai aspek pentadbiran syarikat, tetapi juga memainkan peranan penting dalam memastikan syarikat mematuhi semua peraturan dan undang-undang yang ditetapkan oleh kerajaan.
Namun, memilih Company Secretary yang profesional dan berkelayakan boleh menjadi tugas yang mencabar. Artikel ini akan memberi panduan langkah demi langkah untuk membantu anda memilih Company Secretary yang terbaik bagi syarikat anda di Malaysia.
1. Kenali Kualifikasi dan Pengalaman
Perkara pertama yang perlu diperhatikan adalah kelayakan dan pengalaman Company Secretary. Di Malaysia, seorang Company Secretary yang sah mesti berdaftar dengan SSM (Suruhanjaya Syarikat Malaysia) dan memenuhi syarat-syarat tertentu yang ditetapkan oleh undang-undang.
Kelayakan yang diperlukan:
Berdaftar dengan SSM: Pastikan Company Secretary yang dipilih berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).
Pengalaman: Cari seseorang yang mempunyai pengalaman bekerja dengan syarikat yang serupa dengan anda. Sekiranya anda menjalankan perniagaan yang lebih kompleks, pilihlah seorang Company Secretary yang mempunyai pengalaman dalam mengendalikan syarikat besar atau syarikat yang memerlukan kepatuhan yang lebih ketat.
Latihan Berterusan: Seorang Company Secretary yang baik harus sentiasa memperbaharui pengetahuannya mengenai undang-undang dan peraturan yang sentiasa berubah. Tanyakan mengenai latihan atau kursus yang telah diikuti.
2. Periksa Pengalaman Dalam Kepatuhan Undang-Undang
Salah satu tugas utama Company Secretary adalah memastikan syarikat mematuhi semua peraturan dan undang-undang yang berkenaan. Mereka perlu memastikan bahawa rekod syarikat adalah teratur dan mematuhi keperluan yang ditetapkan oleh SSM, LHDN (Lembaga Hasil Dalam Negeri), dan pihak berkuasa lain.
Peranan dalam kepatuhan undang-undang:
Menyediakan laporan tahunan syarikat.
Menguruskan mesyuarat agung tahunan (AGM).
Menyediakan dan mengemukakan borang kepada SSM.
Memastikan pematuhan kepada undang-undang syarikat, seperti Akta Syarikat 2016.
Pilih seorang Company Secretary yang mempunyai pengetahuan mendalam dalam aspek undang-undang dan undang-undang perniagaan terkini di Malaysia. Mereka harus dapat memberi nasihat yang tepat dan bertindak sebagai penasihat undang-undang dalam aspek pentadbiran syarikat.
3. Kemampuan untuk Memberi Nasihat dan Sokongan Profesional
Seorang Company Secretary yang profesional bukan sahaja menguruskan tugas administratif, tetapi juga memberikan nasihat strategik untuk membantu syarikat anda berkembang. Mereka harus menjadi orang yang boleh dipercayai dan boleh memberikan pandangan tentang pengurusan syarikat, struktur korporat, dan perancangan perniagaan.
Apa yang perlu diperhatikan:
Kemampuan untuk memberi nasihat berkenaan struktur perniagaan dan pengurusan risiko.
Pengalaman dalam membantu syarikat menguruskan isu-isu korporat dan peralihan.
Sokongan dalam pengurusan hal-hal berkaitan akauntabiliti korporat dan etika.
Seorang Company Secretary yang profesional harus dapat memberi panduan dalam hal-hal yang mempengaruhi hala tuju dan kejayaan jangka panjang syarikat anda.
4. Kemudahan Akses dan Komunikasi
Penting untuk memilih Company Secretary yang mudah dihubungi dan dapat memberikan maklum balas dengan cepat. Komunikasi yang baik adalah kunci untuk memastikan semua isu pentadbiran syarikat diselesaikan dengan efisien dan tepat pada masanya.
Faktor yang perlu dipertimbangkan:
Adakah mereka responsif terhadap pertanyaan atau isu yang timbul?
Adakah mereka mempunyai sistem pengurusan masa yang baik untuk menangani tuntutan kerja yang mendesak?
Sejauh mana mereka memudahkan interaksi dan kolaborasi dengan pihak pengurusan syarikat anda?
5. Reputasi dan Ulasan Klien
Untuk memastikan anda memilih Company Secretary yang profesional, pastikan anda meneliti reputasi mereka dalam industri. Anda boleh mendapatkan maklumat ini melalui:
Ulasan dari klien terdahulu.
Testimoni yang disediakan oleh syarikat-syarikat lain yang telah menggunakan perkhidmatan mereka.
Rujukan daripada rakan niaga atau perniagaan yang lain.
Reputasi dan rekod prestasi yang baik menunjukkan bahawa Company Secretary tersebut berkemampuan dalam memberikan perkhidmatan yang berkualiti dan memenuhi keperluan undang-undang serta pentadbiran syarikat dengan profesionalisme.
6. Kos Perkhidmatan
Walaupun memilih Company Secretary yang berkelayakan dan berpengalaman sangat penting, anda juga perlu mempertimbangkan kos perkhidmatan mereka. Pastikan yuran yang dikenakan adalah berpatutan dan telus. Jangan hanya memilih berdasarkan harga yang lebih murah, kerana ini mungkin memberi kesan negatif terhadap kualiti perkhidmatan yang diterima.
Bincangkan dengan teliti mengenai struktur kos, termasuk bayaran tahunan dan kos tambahan jika berlaku sebarang tugas luar jangka.
7. Ketelusan dan Integriti
Pilih Company Secretary yang mempunyai integriti yang tinggi dan boleh dipercayai. Seorang yang jujur dan telus akan memastikan bahawa syarikat anda sentiasa mematuhi semua undang-undang dan menghindari sebarang masalah undang-undang yang tidak diingini.
Pastikan bahawa mereka akan mempunyai komitmen terhadap prinsip etika dan tanggungjawab profesional dalam menjalankan tugas mereka.
Kesimpulan
Memilih Company Secretary yang tepat adalah keputusan yang penting untuk kelangsungan dan kejayaan syarikat anda. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, anda boleh memastikan bahawa anda memilih seorang profesional yang berkelayakan, berpengalaman, dan boleh dipercayai dalam menjaga urusan pentadbiran dan kepatuhan syarikat anda.
Jika anda memerlukan bantuan dalam memilih Company Secretary yang tepat untuk syarikat anda, ZAD Group Sdn Bhd sedia membantu. Hubungi kami hari ini untuk mendapatkan perkhidmatan Company Secretary yang profesional dan berpengalaman di Malaysia.